매입 업무에서 시간이 새는 곳
매입 담당자가 하루를 보내는 방식은 회사마다 크게 다르지 않습니다. 거래처가 보낸 거래명세서 PDF나 스캔 이미지를 열고, ERP에서 해당 발주서를 찾고, 입고 내역과 품목·수량·단가를 하나씩 대조한 뒤 전표를 입력합니다. 이 과정에서 같은 정보가 세 번 이상 눈으로 읽히고 한 번 더 손으로 입력됩니다.
예를 들어 월 3,000건의 증빙을 건당 평균 6분씩 처리하면 한 달에 300시간, 전담 인력 약 2명분이 대조와 입력에만 쓰입니다. 더 큰 문제는 오류가 퍼지는 경로입니다.
문서 인식에서 '항목 추출'까지
거래명세서는 거래처마다 양식이 다릅니다. 글자를 읽는 OCR만으로는 부족하고, "이 숫자가 단가인지 공급가액인지"를 구분하는 항목 추출이 필요합니다.
추출 방식 비교
인식할 필요가 없는 문서는 빼야 합니다
전자세금계산서는 국세청 시스템이나 발행 대행 사업자(ASP)를 통해 이미 구조화된 데이터로 받을 수 있습니다. 이를 다시 이미지로 인식하는 것은 정확도를 떨어뜨리는 일입니다. 데이터로 받을 수 있는 증빙은 연동으로 처리하고, 인식 대상은 종이·PDF 거래명세서처럼 데이터가 없는 문서로 좁혀야 합니다.
3-Way 매칭: 발주·입고·청구를 맞추는 규칙
3-Way 매칭은 발주서(무엇을 얼마에 사기로 했는가), 입고 기록(실제로 무엇을 받았는가), 청구 증빙(얼마를 청구했는가)의 세 가지를 맞추는 일입니다.
허용 오차와 부분 입고
불일치 사유 분류와 담당자 배정
불일치는 사유별로 나누어야 처리 담당자를 정할 수 있습니다.
사람이 확인해야 할 건만 남기기
모든 건을 자동 승인하는 것이 목표가 아닙니다. 확신할 수 있는 건은 자동으로, 애매한 건만 사람에게 보내는 것이 목표입니다.
검토 화면은 원본 이미지와 추출값을 나란히 보여주고, 값을 클릭하면 원본의 해당 위치가 강조되어야 합니다. 신뢰도가 낮은 필드만 색으로 표시하면 검토자가 문서 전체를 다시 읽지 않아도 됩니다. 검토자가 수정한 값은 다음 추출을 개선하는 학습 데이터로 쌓입니다.
도입 효과를 재는 지표
자동화율을 가장 크게 좌우하는 것은 모델 성능보다 거래처 마스터 품질인 경우가 많습니다. 같은 거래처가 이름만 다르게 두세 번 등록되어 있거나, 거래처 품목명과 자사 품목 코드의 대응표가 없으면 추출이 정확해도 매칭 단계에서 걸립니다. 자동화 프로젝트의 첫 단계는 마스터 정비인 경우가 많습니다.
POLYGLOTSOFT의 매입 자동화 구축
POLYGLOTSOFT는 기존 ERP를 교체하지 않고 그 앞단에 증빙 수집·항목 추출·3-Way 매칭·검토 화면 계층을 추가하는 방식으로 매입 자동화를 구축합니다. 전자세금계산서 연동, 거래명세서 추출, 거래처·품목 마스터 정비, 확정 전표의 ERP 전송까지 단계적으로 도입할 수 있습니다. 매입 증빙 처리에 인력이 묶여 있다면 현재 업무 흐름 진단부터 함께 시작해 보시기 바랍니다.