기능은 다 있는데 아무도 제대로 쓰지 않는다
사내 시스템을 구축한 뒤 몇 달이 지나면 익숙한 장면이 나타납니다. 담당자는 엑셀에 먼저 정리하고, 메신저로 확인을 주고받은 다음, 마감 직전에 시스템에 몰아서 입력합니다. 시스템은 업무 도구가 아니라 '나중에 옮겨 적는 곳'이 됩니다.
이런 그림자 업무의 비용은 눈에 잘 띄지 않습니다.
원인은 대개 기능 부족이 아닙니다. 화면을 요구사항 목록 기준으로 만들었기 때문입니다. '거래처 등록', '단가 조회', '발주 등록'은 각각 구현됐지만, 담당자의 실제 업무는 이 셋을 오가며 한 번에 처리하는 흐름입니다. 기능 단위로 쪼갠 화면은 그 흐름을 끊습니다.
문제 진단: 화면이 아니라 업무를 관찰하기
개선은 화면 캡처가 아니라 업무 한 건을 처음부터 끝까지 따라가는 데서 시작합니다. 업무별로 세 가지를 셉니다.
예를 들어 발주 한 건에 화면 전환 4회, 클릭 27회, 입력 항목 18개가 필요한데, 엑셀에서는 한 행을 복사해 3개 셀만 고치면 된다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 엑셀을 고르는 것은 게으름이 아니라 합리적인 선택입니다.
현장 관찰과 사용 로그를 함께 보면 병목이 더 분명해집니다. 화면별 체류 시간, 저장 실패율, 입력 도중 이탈하는 비율, 엑셀 내보내기 직후 재업로드가 반복되는 화면이 우선 점검 대상입니다.
입력 부담을 줄이는 설계 원칙
입력 화면의 목표는 사용자가 직접 치는 글자 수를 줄이는 것입니다.
필수 항목도 다시 점검해야 합니다. '언젠가 통계에 쓸지 모른다'는 이유로 붙은 필수 표시가 입력 시간을 늘립니다. 저장에 꼭 필요한 항목만 필수로 두고, 나머지는 단계별 입력으로 나누어 뒤 단계에서 보완하게 합니다.
조회 화면: 찾는 시간을 줄이기
업무 시간의 상당 부분은 입력이 아니라 찾는 데 쓰입니다.
대량 목록은 응답 속도가 곧 사용성입니다. 수만 건을 한꺼번에 불러오지 말고 서버 페이징과 가상 스크롤을 적용하며, 자주 쓰는 조건에 맞춰 인덱스를 정비합니다. 엑셀 내보내기는 막지 말고, 화면에 보이는 조건과 컬럼 그대로 내려받게 하는 편이 좋습니다.
오류와 예외를 다루는 방식
스무 개 항목을 다 채운 뒤 저장 버튼을 눌렀을 때 "입력값이 올바르지 않습니다"라는 문구만 나오면 사용자는 시스템을 떠납니다.
전면 재구축 없이 점진적으로 개선하기
모든 화면을 한 번에 바꿀 필요는 없습니다. 사용 로그를 보면 소수의 화면에 사용이 집중되는 경우가 많습니다. 사용 빈도 상위 화면부터 손보는 것이 비용 대비 효과가 큽니다.
효과는 처리 시간으로 측정합니다. 하루 40건을 입력하는 담당자의 건당 처리 시간이 3분에서 1분 30초로 줄면 하루 1시간이 절약됩니다. 같은 업무를 하는 인원이 20명이라면 하루 20시간, 월 20영업일 기준 400시간입니다. 개선 전후를 같은 기준으로 재야 다음 우선순위도 근거를 갖고 정할 수 있습니다.
POLYGLOTSOFT 구독형 개발로 하는 지속 개선
업무 시스템의 UX는 한 번의 프로젝트로 끝나지 않습니다. 업무가 바뀌면 화면도 따라 바뀌어야 합니다. POLYGLOTSOFT의 구독형 개발 서비스는 전담 개발팀이 매월 사용 데이터를 확인하고, 병목이 큰 화면부터 순서대로 고쳐 나가는 방식으로 운영됩니다. 전면 재구축의 부담 없이 기존 시스템을 직원들이 실제로 쓰는 도구로 바꾸고 싶으시다면 POLYGLOTSOFT에 문의해 주시기 바랍니다.