제안서는 매번 처음부터 쓰지 않습니다, 다만 찾지 못할 뿐입니다
공공·민간 IT 사업 제안서는 겉으로 보면 매번 새 문서입니다. 하지만 막상 열어 보면 회사 소개, 수행 조직, 품질 관리 방안, 보안 대책, 유사 실적처럼 이전 제안서와 크게 다르지 않은 내용이 상당 부분을 차지합니다. 그런데도 마감 전날 밤샘이 반복되는 이유는 내용을 새로 써야 해서가 아닙니다. 쓸 만한 자료를 찾지 못하기 때문입니다.
과거 제안서는 담당자 PC, 공유 드라이브, 메일 첨부파일에 흩어져 있고, 수행 실적과 인력 이력은 인사·영업 부서 엑셀에 따로 관리됩니다. 제안 기간을 10일로 잡아 보면 실제 집필보다 "작년 ○○공사 제안서 어디 있지?", "이 PM 경력 최신 버전 맞나?" 같은 일과 양식 맞추기에 절반 이상이 들어가는 일이 흔합니다. LLM 제안 작성 지원 시스템은 바로 이 구간을 줄이는 데 목적이 있습니다.
RFP 분석 자동화
첫 단계는 제안요청서(RFP) 분석입니다. LLM이 RFP에서 다음을 뽑아냅니다.
요구사항이 120개인 RFP라면 사람이 하루 가까이 걸리던 1차 정리를 몇 십 분 수준으로 줄일 수 있습니다. 다만 배점 해석과 자격 요건은 반드시 사람이 확인합니다. "유사 사업 실적"의 인정 범위, 공동수급 비율 제한, 필수 인증 보유 여부처럼 해석을 잘못하면 제안 자체가 무효가 되는 항목은 LLM의 판단을 참고 의견으로만 다뤄야 합니다.
과거 제안서 기반 초안 생성
섹션 단위 청킹과 메타데이터
제안서를 페이지나 고정 글자 수로 자르면 검색 품질이 떨어집니다. "품질보증 방안", "데이터 이관 전략"처럼 목차 섹션 단위로 청킹하고, 각 청크에 다음 메타데이터를 붙입니다.
이렇게 하면 "지자체 고도화 사업 중 수주한 제안서의 데이터 이관 섹션"처럼 범위를 좁혀 검색할 수 있습니다.
출처 표시와 최신성 검증
재사용한 문장에는 원본 제안서와 섹션을 반드시 표시합니다. 특히 인력 경력 연수, 수행 실적 건수, 인증 유효기간은 과거 문서의 값이 아니라 현행 인사·실적 DB에서 다시 가져오도록 설계합니다. 3년 전 제안서의 "경력 12년"은 지금은 15년이어야 하고, 만료된 인증은 빠져야 합니다.
품질 관리와 위험
업무 흐름에 넣는 방법
한 번에 전체를 자동화하기보다 단계별로 적용하는 편이 안정적입니다.
효과는 두 가지 지표로 측정합니다. 하나는 제안서 1건당 작성 시간, 다른 하나는 제출 직전 검토에서 발견된 요구사항 누락 건수입니다. 도입 전 2~3건의 제안을 기준선으로 기록해 두어야 개선 여부를 객관적으로 판단할 수 있습니다.
POLYGLOTSOFT의 구축 접근
POLYGLOTSOFT는 나라장터 IT 입찰공고를 매일 수집하고 관심 분야와 매칭해 추천하는 서비스를 직접 운영하고 있습니다. 공고 분류와 키워드 매칭 경험을 RFP 분석에 적용하고, 이를 사내 문서 RAG와 결합해 제안 작성 지원 시스템을 설계합니다. 처음부터 전사 문서를 모두 색인하기보다 최근 수주 제안서 수십 건과 인력·실적 DB처럼 작은 문서 저장소부터 시작해 효과를 확인한 뒤 범위를 넓히는 단계적 도입을 권장합니다. 제안 업무의 반복 작업을 줄이고 싶으시다면 POLYGLOTSOFT에 문의해 주십시오. 귀사의 문서 현황에 맞는 도입 범위부터 함께 정리해 드리겠습니다.